Yritystili: vertailu, todelliset kulut ja tilin avaaminen

Yritystilin hinnastossa näkyy pieni kuukausimaksu. Ensimmäinen lasku onkin suurempi: kortti, maksutapahtumat, verkkolaskut ja yhteys kirjanpitoon veloitetaan erikseen. Halpa aloitushinta ei vielä kerro, mikä tili sopii yrityksen arkeen.

Yritystili on yrityksen maksuliikenteen perusta. Sen kautta kulkevat asiakkaiden maksut, palkat, verot ja ostolaskut. Toimiva tili vähentää myös käsityötä: tapahtumat siirtyvät kirjanpitoon, käyttöoikeudet ovat kunnossa ja yrittäjä näkee, paljonko rahaa on oikeasti käytettävissä.

Tässä oppaassa rakennat vertailun oman maksuliikenteesi perusteella. Saat myös laskentaesimerkin, avaamisen asiakirjalistan ja ohjeen turvalliseen tilinvaihtoon. Esimerkkihinnat ovat kuvitteellisia, jotta vertailutapa toimii hinnastojen muuttuessakin.

Millaisen tilin yrityksesi tarvitsee?

Osakeyhtiön ja sen omistajan rahat on pidettävä selkeästi erillään. Yrityksen nimissä oleva tili tekee maksujen käsittelystä ja seurannasta käytännössä suoraviivaista. Tilin käyttöoikeus ei kuitenkaan tee tilin varoista käyttäjän henkilökohtaista rahaa.

Toiminimiyrittäjällekin erillinen tili helpottaa kirjanpitoa olennaisesti. Suomi.fi suosittelee liiketoiminnan maksujen erottamista omista maksuista. Jos harkitset tavallista pankkitiliä, varmista tarjoajalta kirjallisesti, sallivatko tiliehdot yritystoiminnan käytön. Henkilöasiakkaan tuote ei automaattisesti sovellu tähän.^[1]

Kuvaa oma maksuliikenne numeroina

Laske tyypillisen kuukauden lähtevät tilisiirrot, saapuvat maksut, korttien määrä ja verkkolaskut. Arvioi lisäksi ruuhkakuukausi. Jos myynti on kausiluonteista, koko jakson tapahtumamäärä kertoo enemmän kuin yhden hiljaisen kuukauden kulut.

Kirjoita erikseen ulkomaiset maksut ja valuutanvaihto. Selvitä myös käteisen talletustarve. Palvelu, joka toimii erinomaisesti kotimaiselle konsultille, voi olla hankala ravintolalle tai yritykselle, joka maksaa tavarantoimittajille useissa valuutoissa.

Kirjanpitoyhteys voi olla arvokkaampi kuin pieni hintaero

Kysy kirjanpitäjältä ennen tilin avaamista, toimiiko yhteys käytössä olevaan ohjelmistoon ja mitä aineiston siirtäminen maksaa. Pelkkä tiliotteen lataaminen PDF-muodossa ei ole sama asia kuin automaattinen tapahtumien välitys ja maksuaineiston lähetys.

Jos halvempi tili synnyttää kuukausittain tunnin manuaalista työtä, muutaman euron säästö voi kadota nopeasti. Arvioi siksi sekä palveluntarjoajan lasku että yrityksessä syntyvä työ. Mukaan kuuluvat myös virheiden selvittely, puuttuvat tositteet ja maksujen täsmäyttäminen.

Päätä lopuksi, ketkä tarvitsevat pääsyn tiliin. Yrittäjä, toinen perustaja, palkanlaskija ja kirjanpitäjä eivät välttämättä tarvitse samoja oikeuksia. Hyvä käyttöoikeusrakenne tukee yrityksen työnjakoa alusta lähtien ja helpottaa muutoksia henkilöstön kasvaessa.

Näin vertailet yritystilin hintaa

Kokonaiskulu muodostuu kiinteistä maksuista, käytön mukaan veloitettavista maksuista ja erillisistä palveluista. Tarkista myös avausmaksu, lisäkäyttäjät, ylimääräiset kortit, paperiasiakirjat, valuuttakulut ja mahdollinen tilin lopettaminen. Vertaile sitä pakettia, jota yritys todella käyttää.

Seuraavassa laskelmassa molempiin kuvitteellisiin paketteihin sisältyvät sama kortti ja sama kirjanpitoyhteys. A maksaa 10 euroa kuukaudessa sekä 0,40 euroa laskutettavalta maksutapahtumalta. B maksaa 25 euroa kuukaudessa ja sisältää ensimmäiset 100 tapahtumaa. Muita kuluja ei oleteta olevan.

Pienellä tapahtumamäärällä A on halvempi. Kahdeksallakymmenellä tapahtumalla B säästää 17 euroa kuukaudessa eli 204 euroa kahdessatoista kuukaudessa. Pakettien kustannukset ovat yhtä suuret 37,5 tapahtuman kohdalla, joten kokonaisina tapahtumina B muuttuu halvemmaksi 38 tapahtumasta alkaen, kun pysytään sen sadan tapahtuman rajassa.

Selvitä, mikä lasketaan tapahtumaksi

Hinnasto voi käsitellä lähtevää maksua, saapuvaa viitemaksua, verkkolaskua ja aineiston siirtoa eri tavoin. Älä kerro koko tiliotteen rivimäärää yhdellä hinnalla, jos hinnoitteluperusteet eroavat. Pyydä tarvittaessa tarjoajaa laskemaan hinta yrityksesi tapahtumaluettelosta.

Vertaa myös normaalia hintaa mahdollisen aloitusedun jälkeen. Ensimmäisten kuukausien alennus voi olla hyödyllinen, mutta yritystiliä käytetään yleensä pidempään. Kirjaa vertailuun hinnan lisäksi puuttuvat palvelut ja sellaiset rajat, joiden ylittyminen muuttaa kustannusta.

Yritystilin avaaminen: valmistele nämä tiedot

Tilin avaaminen sisältää asiakkaan tunnistamisen ja liiketoiminnan selvittämisen. Pankki tai muu palveluntarjoaja haluaa ymmärtää, kuka käyttää tiliä, kuka yrityksen omistaa ja millaisia rahavirtoja tilillä odotetaan olevan. Kyse ei ole vain lomakkeesta, vaan asiakkaan tuntemiseen liittyvistä velvollisuuksista.^[2]

Yrityksen perustiedot ja päätökset

Tarvittavat asiakirjat riippuvat yritysmuodosta ja siitä, onko yritys jo rekisteröity. Suomi.fi mainitsee osakeyhtiön kohdalla esimerkiksi kaupparekisteriotteen, yhtiöjärjestyksen ja hallituksen pöytäkirjan tilin avaamisesta sekä käyttöoikeuksista. Pyydä valitsemaltasi tarjoajalta täsmällinen liitelista ennen hakemusta.^[1]

Omistajat ja tosiasialliset edunsaajat

Varaa tiedot omistusrakenteesta ja yrityksen määräysvallasta. Jos omistajana on toinen yritys, rakenne voi edellyttää selvitystä useamman yhtiön kautta. Huolehdi siitä, että hakemuksessa, rekisteritiedoissa ja muissa asiakirjoissa annetut tiedot vastaavat toisiaan.^[2]

Liiketoiminnan kuvaus ja rahan alkuperä

Kuvaa konkreettisesti, mitä myyt, kenelle ja missä maissa toimit. Arvioi maksujen lukumäärä, suuruus ja keskeiset vastapuolet. Esimerkiksi ”konsultointi” on heikko kuvaus verrattuna tietoon, että myyt kotimaisille yrityksille ohjelmistoprojekteja ja laskutat kuukausittain muutamaa asiakasta.

Tarjoaja voi pyytää lisätietoja esimerkiksi alkuvaiheen pääomasta, sopimuksista tai kansainvälisistä maksuista. Toimita aineisto turvallisen asiointikanavan kautta. Älä lähetä henkilöllisyystodistuksia tai muita arkaluonteisia asiakirjoja epäselvään sähköpostiosoitteeseen vain siksi, että viesti näyttää kiireelliseltä.

Varaa aikaa käsittelyyn

Yritystilin avaamiselle ei kannata luvata yhtä yleistä käsittelyaikaa. Puuttuvat liitteet, monimutkainen omistus ja toiminnan erityispiirteet voivat lisätä selvityksiä. Suomi.fi muistuttaa myös, ettei yrityksillä ole vastaavaa yleistä oikeutta peruspankkipalveluihin kuin henkilöasiakkailla.^[1]

Jos tiliä tarvitaan tietyn toimituksen tai palkanmaksun vuoksi, aloita ajoissa. Älä jätä ensimmäisen asiakasmaksun ohjeistamista hetkeen, jolloin tilihakemuksen hyväksyminen on vielä epävarmaa.

Turvallisuus, talletussuoja ja käyttöoikeudet

Selvitä, minkä oikeushenkilön kanssa tilisopimus tehdään ja millainen palvelu on kyseessä. Pelkkä tuttu sovellus tai suomalaiselta näyttävä tilinumero ei kerro kaikkea palveluntarjoajasta. Tarkista sopimuksesta palvelun tarjoaja, sen valvonta ja asiakkaan varojen suojaamiseen liittyvät tiedot.

Rahoitusvakausviraston mukaan talletussuoja kattaa myös valtaosan yritystalletuksista. Suojan enimmäismäärä on yleensä 100 000 euroa tallettajaa ja pankkia kohti. Kaikki yritykset ja kaikki tilillä näkyvät varat eivät kuitenkaan kuulu automaattisesti samaan suojaan. Ulkomaisen pankin kohdalla tarkistetaan, minkä maan talletussuojajärjestelmään pankki kuuluu.^[3]

Käyttöoikeus annetaan tehtävän mukaan

Anna kirjanpidolle tarvittava katselu- tai aineisto-oikeus ja maksajille vain työn edellyttämät valtuudet. Harkitse kahden henkilön hyväksyntää suuriin maksuihin. Tämä on käytännön hallintakeino, ei lupaus siitä, että kaikki väärinkäytökset estyvät.

Poista käyttöoikeudet heti, kun rooli päättyy. Tarkista samalla kortit, ohjelmistoyhteydet ja ulkopuoliset valtuutukset. Yrityksen kasvaessa alkuvaiheen ”kaikilla täydet oikeudet” -ratkaisu jää helposti voimaan, vaikka työnjako olisi jo muuttunut.

Tilin saldo ei ole sama kuin vapaa raha

Osa tilin rahasta voi olla varattu arvonlisäveroon, palkkoihin tai lähiajan ostolaskuihin. Seuraa siksi saldon rinnalla kassasuunnitelmaa. Halutessasi voit erottaa varauksia omille tileille, mutta myös niiden hinnat ja käytännön hallinta kuuluvat vertailuun.

Tee maksutietojen muuttamisesta selkeä toimintatapa. Jos tavarantoimittaja ilmoittaa uuden tilinumeron, varmista muutos aiemmin tunnetusta yhteystiedosta. Sama koskee kiireellisiä pyyntöjä siirtää rahaa toimitusjohtajan nimissä. Tarkistus vie vähän aikaa verrattuna virheellisen maksun selvittelyyn.

Näin vaihdat yritystiliä hallitusti

Avaa ja testaa uusi tili ennen vanhan sulkemista. Kokeile pientä saapuvaa ja lähtevää maksua sekä kirjanpitoyhteyttä. Varmista korttien, verkkolaskujen ja palkka-aineistojen toiminta niiltä osin kuin yritys käyttää niitä.

Ilmoita uusi tilinumero asiakkaille, laskutusjärjestelmään ja tarvittaville viranomaisille. Päivitä myös toistuvat maksut, maksupalvelut ja verkkokaupan tilitykset. Pidä vanha tili käytössä hallitun siirtymän ajan, jotta vanhoilla laskutiedoilla saapuvat maksut eivät aiheuta yllätyksiä.

Lataa tarvittavat tiliotteet ja muut aineistot ennen palvelun päättymistä. Selvitä, säilyykö pääsy historiaan tilin sulkemisen jälkeen ja maksaako aineiston myöhempi saaminen. Sopikaa kirjanpitäjän kanssa, kuka tarkistaa siirtymäkauden täsmäytykset.

Voiko yrityksellä olla useampi tili?

Voi. Eri tilit voivat palvella esimerkiksi päivittäistä maksuliikennettä, verovarauksia tai valuuttamaksuja. Hyötyä pitää verrata lisäkuluihin ja hallinnolliseen työhön. Monta tiliä ilman selvää tarkoitusta voi myös vaikeuttaa kokonaiskassan hahmottamista.

Mikä on paras yritystili?

Paras vaihtoehto täyttää yrityksen välttämättömät tarpeet ennakoitavalla kokonaiskululla. Pienin kuukausimaksu ei ratkaise, jos tarvittava kirjanpitoyhteys puuttuu tai maksujen käsittely on työlästä. Käytä omaa tapahtumamäärääsi, palvelulistaasi ja kasvusuunnitelmaasi valinnan perustana.

Lähteet

• [1] Suomi.fi: Pankkitilin avaaminen yritykselle
  Tilin avaamisen asiakirjat, yritysmuodot ja palvelun saamisen lähtökohdat.
• [2] Finanssivalvonta: Asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen
  Asiakkaan tunnistaminen, omistajat ja liiketoiminnan tunteminen.
• [3] Rahoitusvakausvirasto: Talletussuoja
  Suojan soveltamisala, enimmäismäärä ja talletussuojajärjestelmä.

Lue myös: Käyttöpääoma • Yrityksen luottoluokitus